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Vereinfachen Sie Business Communication

Sie arbeiten gerade an einer Präsentation für morgen. Der Computerbildschirm leuchtet; seine Uhr verspottet dich: 3 a. m. Und Sie sind nicht mit Ihren PowerPoint-Folien fertig. An diesem Punkt machen Sie jeden Folienhintergrund zu einem blauen Farbverlauf, geben den letzten Aufzählungspunkt ein, der die Mindestanforderungen für diese Präsentation abdeckt, schalten den Computer aus und gehen in den Ruhezustand. Und während du dich hinlegst, denkst du: "Werden sie es bekommen?"

Diese Situation kommt Ihnen bekannt vor. Oder vielleicht bist du erst spät dran und fürchtest dich davor, durch solch eine Präsentation oder ein solches Treffen zu sitzen. Oder Sie bereiten den Verkaufsargument Ihres Lebens vor. Oder Sie möchten einfach erklären, was Sie genau auf Ihrer Unternehmenswebsite tun.

In diesem Zeitalter der Informationsüberlastung haben Ihre Mitarbeiter, potenziellen Kunden und Investoren keine Zeit, sich die Zahlen und Diagramme anzusehen, die auf sie geworfen werden. Wie auf einem Lebensmittelmarkt oder in einem Buchladen, wo man nur eine Fleischsauce nach ihrer Verpackung oder ein Buch nach dem Titel beurteilen muss, braucht Ihr Publikum Sie bei der Auswahl, indem Sie Ihr Geschäft vereinfachen durch komplizierte Dinge.

Der Punkt, den Sie kommunizieren, muss unvergesslich sein. Hier sind fünf Möglichkeiten, einfachere, klarere und einnehmendere Kommunikationen zu haben.

Zwinge dich dazu, darüber nachzudenken.

Dan Roam, Gründer und Präsident von Digital Roam Inc., Unternehmensberater und Autor von Rückseite der Serviette , ermutigt seine Kunden, Präsentationen in Bildern abzubilden. "Indem wir Bilder verwenden, um unsere eigene Idee zu klären, werden wir Dinge in unserer eigenen Idee sehen, die völlig unsichtbar blieben, wenn wir die Bilder nicht geschaffen hätten", sagt er.

Während du es skizzierst, sagt Roam, dass du einen einzigartigen Fokus finden wirst.

Nancy Duarte, Rektorin von Duarte Design, schreibt in ihrem Buch

Folie: Die Kunst und Wissenschaft großer Präsentationen , schreibt: "Haftnotizen lassen Ideen einfließen, sortieren und neu ordnen benötigt. " Sie empfiehlt, eine Sharpie und eine Haftnotiz pro Idee zu verwenden, um sie einfach zu halten. Es ist einfach, alles, was Sie wissen, in ein PowerPoint zu werfen.

"Es ist viel schwieriger", sagt sie, "eine einfache und klare Erklärung für unsere Idee zu finden."

Roam und Duarte stimmen zu, dass das Verständnis und die Reaktion, die Sie von Ihrem Publikum erhalten, die Zeit wert ist Anstrengung.

Kennen Sie Ihre Zielgruppe und sprechen Sie Wissenslücken an.

Jetzt haben Sie einfache Ideen, die für Sie sinnvoll sind. Hervorragend, wie stellen Sie sicher, dass andere Menschen erhalten, was Sie sagen? Aric Wood, President von XPLANE, einem Beratungs- und Designunternehmen in Portland, Oregon, sagt, dass wenn sein Team ein Projekt beginnt, es direkt zum Publikum geht.

"Ein Fehler, den Unternehmen häufig machen, ist, dass sie versuchen, eine Kommunikation zu erstellen und sie an alle zu senden", sagt Wood. "Aber in Wirklichkeit sprechen Sie mit einem CEO ganz anders als mit einem Mitarbeiter der Fabrik Fußboden."

Versetzen Sie sich in die Schuhe Ihrer Zuschauer. Denken Sie an ihre Bedürfnisse, ihre Fragen und ihren Kontext. Dann fangen Sie an, darüber nachzudenken, wie Sie ihnen am besten gerecht werden.

Duarte schlägt in ihrem Buch vor, eine" Publikumspersona "zu schaffen. gleiten Sie und platzieren Sie es irgendwo sichtbar, so dass Sie Ihre Zielgruppe und den Kontext Ihrer Präsentation im Hinterkopf behalten.

Erwarten Sie nicht, dass jede Person Sie versteht. Schneiden Sie den Jargon. Lee LeFever und seine Frau, Sachi, von Seattle- Based Common Craft, erstellen Sie Videos, die einfache Erklärungen für komplexe Ideen geben.

"Menschen, die Experten in ihrer Welt sind, haben es wirklich schwer zu kommunizieren", sagt LeFever. "Sie können sich nicht vorstellen, wie es ist, nicht zu wissen, was sie sind wissen. "

Engagieren Sie Ihr Publikum.

Sobald Sie Ihre Zielgruppe kennen und wissen, was sie ankreuzen (oder nicht ankreuzen), haben Sie keine Entschuldigung, sie zu langweilen. Sie können nicht davon ausgehen, dass das Publikum nur wegen Ihnen aufmerksam wird "Vor ihnen", sagt Wood. Sie müssen angezogen und neugierig genug sein, was du bist in erster Linie zu hören. Wood und Roam sind sich einig, dass Bilder immer lauter als Worte sind. Menschen sind dazu bestimmt, visuelle Lerner zu sein. Visuelle Informationen schneiden über Sprachen, Kulturen und viele andere Verständnishindernisse hinweg. LeFever und Wood nutzen Videos, um Menschen zu motivieren. In einer Zeit von Text- und Instant-Nachrichten, kurzen E-Mails und kurzen Informationsblöcken, die erwarten, dass Kunden vier Absätze zu Ihrem Unternehmensleitbild lesen, oder Mitarbeiter, die 50 Folien über den neuen SEO-Prozess ablegen, können Sie Ihrem Unternehmen schaden.

Unterscheide dich vom überfüllten Marktplatz.

Sehen Sie, was alle anderen in Ihrem Markt sagen und senden Sie Ihre Botschaft auf eine einzigartige, unvergessliche Art und Weise, sagt Wood. Gedruckte Visuals, Broschüren, Videos und Bilder kommunizieren Ideen einfach, klar und anders als der Rest der Packung. "Verwenden Sie das richtige Werkzeug", empfiehlt Duarte.

PowerPoint ist so ein Werkzeug, sagt Roam. Verwenden Sie PowerPoint, um eindrucksvolle und unvergessliche Präsentationen zu erstellen. Ihre Folien sollten sich von den Vorlagen unterscheiden. Jeder kann eine Cookie-Cutter-Diashow erstellen. Aber warum verschwenden Sie Ihre Zeit und, noch schlimmer, die Zeit Ihres Publikums, während Sie einen Punkt nach dem anderen lesen.

Wenn Sie die Lösung oder Erklärung mit einem guten Stift und Papier (oder auf einem Whiteboard) auszeichnen, unterscheiden Sie sich und Ihr Unternehmen. In einem Meer von Worten werden Kunden und Investoren Sie aufsuchen, wenn sie Sie und Ihre Firma auf einen Blick auf ein Bild bringen.

Übe es.

Nehmen Sie sich jetzt Zeit, um Ihre Kommunikation zu vereinfachen. Wann immer das nächste Problem auftaucht, sagt Roam, egal wie groß oder kleinlich, fängt an, die Lösung zu ziehen. Die Disziplin, sich hinzusetzen und darüber nachzudenken, damit es Ihnen klar ist, wird dazu beitragen, es für andere verständlich zu machen. Bringen Sie auch andere in den Prozess ein. Wenn Sie das, was Sie denken, auf das Whiteboard ziehen, erlauben Sie anderen, etwas hinzuzufügen oder zu ändern, und erstellen Sie eine kollaborative Lösung, die jeder versteht - und ein beruhigendes Gefühl, das jeder schätzen kann.