Technologie

Zähmen die E-Mail Beast

Diese Geschichte erscheint in der März 2010 Ausgabe von . Subscribe »

Im Herzen Ihres Unternehmens lauern Saboteure. Verkleidet als Produktivitätsinstrumente untergraben sie die wertvollste Ressource Ihrer Mitarbeiter: Aufmerksamkeit. Unaufhörliche E-Mail-Benachrichtigungen, Sofortnachrichten, summende BlackBerrys und Mobiltelefone verringern die Konzentration am Arbeitsplatz. Der durchschnittliche Information Worker - im Grunde jeder an einem Schreibtisch - verliert täglich 2,1 Stunden an Produktivität durch Unterbrechungen und Ablenkungen, sagt Basex, ein IT-Forschungs- und Beratungsunternehmen.

Diese Zeit ist Geld. Der Computer-Chip-Riese Intel hat zum Beispiel geschätzt, dass E-Mail-Überlastung große Unternehmen bis zu einer Milliarde Dollar pro Jahr an verlorener Mitarbeiterproduktivität kosten kann. Die Eingriffe sind konstant: Jeden Tag überprüft ein typischer Büromitarbeiter E-Mails 50 Mal und verwendet Instant Messaging 77 Mal, so RescueTime, eine Firma, die Zeitmanagement-Software entwickelt. Solche Unterbrechungen stellen nicht nur die Arbeiter von ihren Arbeitsplätzen ab, sie untergraben auch ihre Aufmerksamkeitsspanne, erhöhen Stress und Ärger und verringern die Arbeitszufriedenheit und Kreativität.

Die Unterbrechungsepidemie erreicht bei einigen Unternehmen einen kritischen Punkt und zeigt keine Anzeichen einer Verlangsamung. Laut dem E-Policy Institute wächst das E-Mail-Volumen jährlich um 66%. Mehr Leute schreiben SMS. Weitere nutzen Facebook oder Twitter zur Arbeit.

"Es ist schlimmer als je zuvor", sagt Michelle Rupp, Inhaberin von NRG Seattle, einer Versicherungsmaklerin mit 12 Mitarbeitern, die sich von der Lawine der Nachrichtenübermittlung geplagt fühlen. "Es ist so schwer, konzentriert zu bleiben. Alles Bings und Bongs und twittert dich und du denkst nicht. "

Ja, es ist möglich, den Interrupt-Angriff zu beenden. Aber Wirtschaftsführer müssen in einem Bereich in die Offensive gehen, den die meisten nicht beachten: Unterbrechungsmanagement.

Der Mythos des Multitaskings

Menschliche Gehirne sind mit zwei Arten von Aufmerksamkeit ausgestattet: unwillkürlich und freiwillig. Unwillkürliche Aufmerksamkeit, die dafür geschaffen wurde, auf Bedrohungen des Überlebens zu achten, wird durch äußere Reize ausgelöst - was Sie ergreift. Es wird automatisch durch die Arbeit Kakophonie der Ringe, Pings und Summen, die Jobs in ein elektronisches Spiel von Whac-a-Mole verwandeln gerasselt. Freiwillige Aufmerksamkeit ist die Fähigkeit, sich auf eine gewählte Aufgabe zu konzentrieren.

Da die Aufmerksamkeitsspanne der Arbeiter von Unterbrechungen unterbrochen wird, passiert etwas heimtückisches im Gehirn: Unterbrechungen erodieren einen Bereich, der mühsame Kontrolle genannt wird und damit die Fähigkeit, die Aufmerksamkeit zu regulieren. Mit anderen Worten, je mehr Sie Ihre Nachrichten überprüfen, desto mehr müssen Sie sie überprüfen - ein Bedürfnis, das BlackBerry- oder iPhone-Nutzern vertraut ist.

"Technologie ist eine Sucht", sagt Gayle Porter, Professorin für Management an der Rutgers University, die E-Zwang studiert hat."Wenn jemand seinen BlackBerry nicht ausschalten kann, gibt es ein Problem."

Aussteigen aus dem Posteingang

E-Mails multiplizieren sich wie Hasen, wobei jede neue Nachricht mehr und mehr Antworten generiert. Willst du weniger Ablenkungen? Senden Sie weniger E-Mails. Hier sind einige hilfreiche Regeln.

. Deaktivieren Sie alle visuellen und akustischen Benachrichtigungen, die neue E-Mails ankündigen.

. Überprüfen Sie die E-Mail zwei- bis viermal täglich zu bestimmten Zeiten und nicht öfter als alle 45 Minuten.

. Lassen Sie E-Mail nicht das Standardkommunikationsgerät sein. Die Kommunikation per Telefon oder von Angesicht zu Angesicht spart Zeit und baut Beziehungen auf.

. Reagiere sofort nur auf dringende Probleme. Nur weil eine Nachricht sofort übermittelt werden kann, bedeutet dies nicht, dass Sie sofort antworten müssen.

. Beschränken Sie streng die Verwendung der Antwortfunktion.

. Setzen Sie "keine Antwort notwendig" in der Betreffzeile, wenn Sie können. Niemand weiß, wann eine E-Konversation ohne ein explizites Signal vorbei ist.

. Widerstehen Sie Ihrer Antwort Reflex. Schicke keine E-Mails, die "Got it" oder "Thanks" sagen.

. Verwenden Sie automatische Abwesenheitsnotizen, um eine gezielte Arbeitszeit zu erzielen, z. B .: "Ich habe einen Termin mit einem Projekt und bin nach 16 Uhr wieder online."

Der Multitasking-Kult lässt uns diese zwanghafte Botschaft glauben - Überprüfung ist das Verhalten eines ständig aktiven, hyperproduktiven Arbeiters. Aber es ist nicht. Es ist das Zeichen eines abgelenkten Angestellten, der fälschlicherweise glaubt, dass er mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen kann. Die Wissenschaft stimmt dem nicht zu. Menschen können vielleicht Kaugummi kauen und gleichzeitig laufen, aber sie können nicht gleichzeitig zwei oder mehr Denkaufgaben erledigen.

Sagen Sie, ein Verkäufer versucht, eine neue E-Mail zu lesen, während er mit einem Client telefoniert. Das sind beides Sprachaufgaben, die denselben kognitiven Kanal durchlaufen müssen. Der Versuch, beides zu tun, zwingt sein Gehirn, zwischen den Aufgaben hin und her zu wechseln, was zu "Wechselkosten" führt, die ihn zwingen, langsamer zu werden. Forscher an der Universität von Michigan fanden heraus, dass die Produktivität um 40 Prozent sank, wenn die Versuchspersonen versuchten, zwei oder mehr Dinge gleichzeitig zu tun. Die Schaltung verlangt auch andere Kosten - Fehler und Burnout. Einer der Autoren der Studie, David Meyer, behauptet unverblümt, dass Qualitätsarbeit und Multitasking inkompatibel sind.

Brian Bailey und Joseph Konstan von der University of Minnesota entdeckten, dass hülsenziehende periphere Aufgaben die doppelte Anzahl von Fehlern verursachten und die Belästigung auf 31 bis 106 Prozent erhöhten. Ihre unterbrochenen Testarbeiter nahmen ebenfalls 3 bis 27 Prozent mehr Zeit in Anspruch, um die Lese-, Zähl- oder Mathe-Probleme zu lösen. Je härter die unterbrochene Aufgabe war, desto schwieriger war es, auf die richtige Spur zu kommen. (Eine Microsoft-Studie legt nahe, dass ein Arbeiter 15 Minuten braucht, um sich nach einer Unterbrechung neu zu fokussieren.)

Die schädigenden Effekte verteilen sich weit über die Bürowelt hinaus. Kate LeVan, eine Kommunikationsberaterin in Evanston, Illinois, coacht Führungskräfte, deren Gehirne so durch elektronische Unterbrechungen verwirrt sind, dass sie bei wichtigen persönlichen Interaktionen stolpern: Vorstandssitzungen, Investorengespräche, Verkaufspräsentationen."Sie können nicht länger als ein paar Minuten eine längere Konversation führen", sagt LeVan. "Das hat den Effekt, dass all diese Daten hin und her gehen. Sie haben Konversationsprobleme, weil sie sich nicht konzentrieren können."

So verhält sich das Gehirn, wenn Ihre Aufmerksamkeit von einer Aufgabe abhebt: Der Hippocampus, der anspruchsvolle kognitive Aufgaben bewältigt und langfristige Erinnerungen schafft, kickt den Job ins Striatum, das Aufgaben erledigt. Also antwortet der kaugummikauende Teil des Gehirns jetzt der E-Mail des Chefs. Aus diesem Grund adressieren Sie E-Mails an Personen, die sie nicht bekommen sollten. Oder senden Sie Nachrichten mit Tippfehlern.

Das Striatum ist der Autopilot des Gehirns. Und kein Teil Ihres Unternehmens darf auf Autopiloten laufen.

Aufmerksamkeit schenken

Winifred Gallagher argumentiert in ihrem 2009 erschienenen Buch "Rapt", dass Menschen die Summe dessen sind, worauf sie achten: Worauf wir uns konzentrieren, bestimmt unsere Erfahrung, unser Wissen, unser Vergnügen, unsere Erfüllung. Doch statt diese Ressource zu kultivieren, sagt sie, verschwenden wir sie auf "was auch immer unser Bewusstsein erfasst". Um wirklich etwas zu lernen und sich daran zu erinnern, muss man die volle Aufmerksamkeit schenken.

E-Unterbrechungen machen es so schwer, dass Google, Microsoft, IBM und Intel Mitglieder der 2008 gegründeten "Information Overload Research Group" sind, um gemeinsam Forschung zu betreiben, Best Practices zu entwickeln und Foren für neue Ansätze zu teilen. Es ist Selbsterhaltung so gut wie alles; Computeringenieure gehörten zu den ersten, die Symptome einer Unterbrechung der e-Unterbrechung zeigten.

Vor zehn Jahren hat Leslie Perlow von der Harvard Business School die Unterbrechung eines High-Tech-Softwareunternehmens berühmt gemacht. Seine Ingenieure wurden so oft unterbrochen, dass sie nachts und am Wochenende arbeiten mussten. Nach neunmonatigem Studium des Arbeitsplatzes wurde die Ursache der Funktionsstörung deutlich: Niemand konnte wegen der Bombardierung von Nachrichten etwas erreichen. Perlow kam zu einer Intervention: Stille Zeit. Für vier Stunden am Morgen arbeiteten die 17 Ingenieure alleine. Alle Nachrichten- und Telefonkontakte wurden gesperrt. Am Nachmittag könnte die Kommunikation fortgesetzt werden. Angesichts der Zeit, sich zu konzentrieren, haben die Ingenieure ein Projekt für einen Farbdrucker abgeschlossen, ohne die Friedhofsverschiebung.

Intel verwendet Quiet Time an zwei seiner Standorte. Andere Unternehmen, einschließlich U. S. Cellular und Deloitte & Touche, haben weniger E-Mail-Nutzung vorgeschrieben, ermutigt mehr persönlichen Kontakt und experimentierten mit Programmen wie "keine E-Mail-Freitag". Die Ergebnisse sind oft überraschend: Mitarbeiter bauen Rapport mit Kollegen - und sie sparen Zeit. Mitarbeiter können in einem zweiminütigen Telefongespräch etwas erledigen, das drei E-Mails pro Person erfordert. Jede Veränderung hallt in einem Unternehmen wider, zumal - wie eine Studie von University of California, Irvine, ergab - 44 Prozent der Unterbrechungen, die ein Mitarbeiter erlebt, aus dem Unternehmen kommen.

Fast jeder braucht solche Grenzen, um in dieser 24/7-Arbeitswelt etwas zu erledigen. Graf Tschad Willardson unter den Bekehrten.Er ist leitender Finanzberater bei Merrill Lynch Private Wealth Management Group und betreibt eine Finanzdienstleistungs-Praxis mit einem Partner für Merrill in Riverside, Calif. Er hat alle fünf Minuten nach neuen Nachrichten gesucht, möglicherweise 96 Unterbrechungen während eines Achtstundentages.

"Je mehr ich meine E-Mails checkte", sagt er, "um so besorgter würde ich mich bei jeder Anfrage und Frage fühlen." Jetzt prüft er E-Mails manuell und nur vier Mal am Tag zu vorgeschriebenen Zeiten - der Zeitplan, den Wissenschaftler der Oklahoma State University als optimal beschreiben. Er sagt, er wird viel mehr getan, hat mehr Kontrolle über seinen Kalender und fühlt sich viel weniger gestresst.

Tatsächlich zeigen Stress-Management-Seminare oft, dass Führungskräfte durch ihre eigenen Posteingänge in die Irre geführt werden. Während einer Sitzung beim Luft- und Raumfahrtunternehmen Lockheed Martin lösten viele Manager diese Frustration aus - bis einer seine Hand hob. "Es ist kein Problem für mich", sagte er. "Ich habe meine E-Mail zweimal am Tag überprüft . "

Er erklärte, dass seine Mitarbeiter wussten, dass er es vorzog, am Telefon zu kommunizieren, und dass sie ihm keine E-Mail schicken, es sei denn, dass es wichtig ist, dass die Informationen schriftlich sind. Und weil er nur zweimal täglich E-Mails checkte, waren sie von der Idee entwöhnt worden, dass sie sofort eine Antwort bekommen würden.

Die Chancen stehen nicht nur dem Manager, sondern auch allen seinen Mitarbeitern zu Gute. Durch die Modellierung des Unterbrechungsmanagements reduzierte er wahrscheinlich das Ausmaß der Unterbrechungen in seiner Abteilung. Jeder verstand, dass er übertriebene Nachrichten als eine Belastung für seine Leistung ansah - und damit auch für seine.

Eines war an diesem Tag bei Lockheed klar: Als der Manager sich freiwillig meldete, war es, als hätte er schweben lassen. Andere Manager sahen fassungslos aus. Und neidisch.

Joe Robinson, Business-Coach und Trainer, ist Autor von Work to Live und der Audio-CD Das E-Mail-Überladungs-Überlebenskit .