Technologie

Ihre Business-Tools zähmen

Die heutigen Geschäftskommunikations-Tools sind entscheidend für den Erfolg, aber sie können auch Ihr schlimmster Albtraum sein. Im Folgenden finden Sie einige nützliche zeitsparende Techniken für die Handhabung von Telefon, Pager, Fax und E-Mail, die sowohl von Einzelpersonen als auch von Großunternehmen erprobt und getestet wurden.

1. Erstellen Sie Pager-Codes. Verwenden Sie Nummerncodes für allgemeine Nachrichten von Familie, Freunden oder Kollegen. Zum Beispiel: Ein Geburtsdatum kann bedeuten "komm mich abholen". Andere Kombinationen können vermitteln: "Ich bin zu Hause", "Ruf an, bevor du nach Hause kommst", "Notruf - Ruf jetzt" oder "Ich bin auf dem Weg". Auf diese Weise können Sie Ihren Pager betrachten und sofort feststellen, ob Sie aufgrund des Codes sofort zurückrufen oder sofort Maßnahmen ergreifen müssen.

2. Halten Sie Projekte auf Zielkurs. Integrieren Sie Telefonanrufe in Ihre Aktionspläne und legen Sie in kritischen Phasen für jedes wichtige Projekt Fristen für die Untersuchungen fest. Ein regelmäßiger Kontakt mit allen Beteiligten hilft dabei, notwendige Veränderungen zu bewerten, Probleme abzuwenden und das Projekt auf Kurs zu halten.

3. Behalten Sie ein Haupttelefonverzeichnis bei. Sie haben wahrscheinlich mehrere Stellen, an denen Sie Telefonnummern behalten können. Das ist in Ordnung, wenn Sie sich bemühen, nur ein Hauptverzeichnis zu behalten, in dem Sie alle Änderungen und Notizen aufzeichnen. Dies hilft beim Aktualisieren Ihrer Telefonliste, da Sie nur nach einer Quelle für die Korrekturen suchen müssen.

4. Verwenden Sie eine Telefonagenda. Bevor Sie ausgehende Anrufe tätigen, entscheiden Sie, was das Ziel des Anrufs ist. Schreiben Sie eine Mini-Agenda, die Ihre Gedanken organisiert und Sie davon abhält, wichtige Punkte zu vergessen. Halten Sie auch alle Informationen, die Sie für eine schnelle Bezugnahme benötigen, z. B. die Datei zu dieser Person / Thema, praktisch.

5. Am Morgen eine lebende Kröte essen! (Und den Rest des Tages wird dir nichts Schlimmeres passieren). Mit anderen Worten: Machen Sie den Anruf, den Sie am meisten befürchten, damit er nicht den ganzen Tag über den Kopf hängt.

6. Gruppenfaxe Sie können immer noch einzelne Faxe senden, aber wenn Sie eine Gruppe von Personen (z. B. alle Zeitungen für eine Pressemitteilung) informieren müssen, wird dies zu einer einfachen Aufgabe mit nur einem Knopfdruck.

7. Suchen Sie außerhalb der Geschäftszeiten nach E-Mails. Der Versuch, sich an einem geschäftigen Tag im Internet anzumelden, kann schwierig sein. Machen Sie es sich zur Angewohnheit, die Post zu niedrigen Spitzenzeiten (Nacht, früher Morgen) zu überprüfen. Es wird nicht nur schneller sein, sondern auch Geld sparen, weil Sie günstigere Tarife nutzen.

Wenden Sie sich an Dorothee Watson unter s'organized Professional Business Operations, 98-128 Kaahumanu St., C3-450, Pearl City, HI 96782 103147, oder senden Sie eine E-Mail an 320 @ compuserve, um weitere Tipps zum Bändigen Ihrer geschäftlichen Kommunikationsmittel zu erhalten. com. Für jede Kopie ihrer Teletip Booklet, senden Sie $ 5 und einen selbst adressierten frankierten Umschlag. (sOrganisierter Professional Business Operations)