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Einen Dieb fangen

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Wie die meisten Geschäftsinhaber wäre Eric Ersher und David Elias, Mitbegründer der Southfield, Michigan, Suppe Franchise Zoup! Fresh Soup Co., wurden überrascht, als sie erfuhren, dass ein vertrauenswürdiger Angestellter sie gestohlen hatte. Der Geschäftsführer ihres zweiten Ladens, der 1998 eröffnet wurde, hatte sich über einen Zeitraum von 10 Monaten mit $ 50,000 davongemacht, bevor Ersher, 43, und Elias, 41, sie eingeholt hatten. "Wir waren schockiert herauszufinden was sie getan hat "Ich habe es so lange gemacht", sagt Ersher. "Es war kein guter Tag."

Obwohl Mitarbeiterdiebstähle große und kleine Unternehmen plagt, leiden Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern nach einem Bericht der Association of Certified Fraud Examiners 2006 über unverhältnismäßige Verluste. Der Medianverlust im letzten Jahr für diese Unternehmen betrug 190.000 Dollar oder 26 Prozent mehr als für Unternehmen mit über 10.000 Mitarbeitern. "Das Problem liegt darin, dass kleine Unternehmen nicht sehr gut auf Betrug vorbereitet sind", sagt John Warren, General Anwalt für das ACFE in Austin, Texas. Mit kleineren Buchhaltungsabteilungen und weit weniger Ressourcen, so meint er, glauben diese Unternehmen, dass sie sich die Art von Checks and Balances und Sicherheitssysteme, die große Unternehmen zur Sicherung ihrer Kassen verwenden, nicht leisten können. Aber tatsächlich gibt es eine Reihe von relativ kostengünstigen Schritten, die man unternehmen kann, um ihr Unternehmen sicherer zu machen.

  • Erstellen Sie Checks und Balances. "Die Person, die eingehende Quittungen verarbeitet, sollte nicht dieselbe Person sein, die die Einzahlung bei der Bank einliest", sagt Warren, der die Aufgabenteilung so weit wie möglich empfiehlt. Halten Sie außerdem immer einen separaten Kontoauszug bereit, den Sie bei sich zu Hause erhalten. Ersher öffnet jetzt alle Kontoauszüge, bevor sie zur Buchhaltung gehen, und er hat einen Papierpfad eingeführt, der jeden Filialleiter eine wöchentliche Zusammenfassung einreichen muss, die die verschiedenen Datenquellen für jeden Tag versammelt - Bareinzahlungen gegen tägliche Verkaufsberichte, Comps, Geschenkgutscheine und so weiter - und alle Abweichungen berechnen. "Das legt dem Manager die Verantwortung, die Informationen zusammenzutragen", sagt Ersher. "Es ist eine Art Selbstkontrolle."
  • Verwende das Element der Überraschung. "Egal, wie ausgefeilt das Kontrollsystem ist, wenn es immer dasselbe ist, wird es einfach, sich fortzubewegen", sagt CPA Gary Zeune, ein landesweit anerkannter Redner über Betrug und Gründer von The Pros & The Cons, ein Referentenbüro ehemaliger Wirtschaftskrimineller, die Unternehmen über Wirtschaftskriminalität aufklären. Ändern Sie es mit Spot-Audits, und wenn Sie zum Beispiel das Rote-Flagge-Varianzlimit auf $ 5.000 eingestellt haben, wählen Sie nach dem Zufallsprinzip Artikel mit niedrigeren Beträgen aus und fragen Sie nach Erklärungen.
  • Schalten Sie die Steuerung ein. Viele Buchhaltungssoftwarepakete enthalten Sicherheitsfunktionen, aber Geschäftsinhaber erkennen oft nicht, dass sie da sind.Und viele selbst erstellte Pakete haben überhaupt keine Kontrollen, sagt Ralph Summerford, CPA und zertifizierter Betrugsprüfer: "Einige Programme erlauben es Ihnen, Transaktionen zu stornieren oder zu stornieren", sagt er. "Wir sehen eine Menge davon . "

    Bei Zoup! Der Schurke konnte sich in das eigens entwickelte Point-of-Service-System des Unternehmens einklinken, um die Beträge zu ändern und das Bargeld einzulösen. Heute umfasst das unternehmenseigene webbasierte Kassensystem strenge Kontrollen: Mitarbeiter können nur auf Bildschirme zugreifen, die sie sehen dürfen, und nur Manager können Schubladen zuweisen, aktuelle Tagesberichte erstellen und Daten aus dem Intranet abrufen. "Es war teuer zu entwickeln, aber jetzt, wo es vorhanden ist, sparen wir Geld ", sagt Ersher und stellt fest, dass die Kosten für POS-Hardware und -Software für jeden neuen Laden mit 10 000 US-Dollar halb so hoch sind wie früher müssen Sie sich nicht so sehr Gedanken über Betrug machen.

  • Wenn Unterschlagung auftritt, ergreifen Sie Maßnahmen. Ersher und Elias haben sich sowohl zivil als auch strafrechtlich für strafrechtliche Verfolgung entschieden. Der Dieb ging ins Gefängnis, und sie haben das Zivilurteil gewonnen - aber sie haben es nicht wegen des Geldes getan. Ersher: "Wir wollten, dass die Leute wissen, wie wir mit so etwas umgehen."
  • Mieten Sie klüger. Sie können Ihre Gewinnchancen deutlich senken, indem Sie alle potenziellen Mitarbeiter gründlich überprüfen. "Und was ist der beste Weg, jemanden daran zu hindern, von Ihnen zu stehlen?" fragt Zeune. "Stellen Sie sie nicht an erster Stelle."
C. J. Prince ist ein New Yorker Schriftsteller, der sich auf Wirtschaft und Finanzen spezialisiert hat.