Finanzen

7 Schritte zum besseren E-Mail-Management

Heutzutage ist E-Mail wahrscheinlich das wichtigste Kommunikationsmittel für Unternehmen. Ich würde sogar vermuten, dass Business-Profis in den meisten Branchen aufgrund ihrer Fähigkeit, per E-Mail zu interagieren, gedeihen - oder kaum überleben. Während es leicht ist, von Ihrem Posteingang überwältigt zu werden, gibt es einige einfache Strategien, die Sie implementieren können, um alles unter Kontrolle zu halten. Diese sieben Tipps helfen Ihnen, Ihre E-Mail-Nutzung besser zu verwalten:

Die E-Mail-Lösungen der Verbraucher loswerden Die Nutzung eines der kostenlosen E-Mail-Dienste wie Hotmail, Yahoo oder MSN ist für E-Mails an Freunde und Familie in Ordnung. Für ernsthafte geschäftliche Nutzung ist es jedoch am besten, ein professionelles E-Mail-Programm zu verwenden, das von einem E-Mail-Anbieter, Ihrem ISP oder einem Server in Ihrem Unternehmen gehostet wird. Consumer E-Mail-Dienste haben nicht die erweiterten Funktionen, die robustere und "professionelle" E-Mail-Programme haben. Und wenn Sie keinen eigenen Domain-Namen haben, sollten Sie - es ist viel professioneller.

Erfahren Sie, wie Sie Ihr E-Mail-Programm wirklich nutzen können Ich bin kürzlich von Mozilla Thunderbird zu Microsoft Outlook gewechselt. Obwohl ich ein Technologieexperte bin, musste ich unbedingt in Outlook geschult werden, um dieses wertvolle Tool optimal zu nutzen. Als ich fertig war, wusste ich viel mehr über das Programm und verstand es, es zu meinem Vorteil zu nutzen.

Ob Sie Outlook, Eudora, Thunderbird, Pegasus, Netscape E-Mail oder ein anderes E-Mail-Programm mit ein paar Stunden Training verwenden, hilft nur. Der beste Weg, um das Training zu erhalten, ist, die Website des Herstellers zu besuchen und nach Tutorials für das von Ihnen verwendete Programm zu suchen. Wenn Sie dort etwas nicht finden können, sollte eine einfache Google-Suche ein Tutorial für das von Ihnen verwendete Programm enthalten.

Behalten Sie Ihre Inbox im Griff Wenn Sie Ihre In-Box zum Speichern aller Ihrer E-Mail-Nachrichten verwenden, werden Sie feststellen, dass Sie nach kurzer Zeit, vor allem, wenn Sie eine Menge davon erhalten E-Mail, Ihr Posteingang wird ein großes Durcheinander sein, mit allem von Spam und Witzen bis hin zu Geschäftsverträgen und mehr. Anstatt alles einfach da sitzen zu lassen, können Sie schnell auf eingehende Nachrichten reagieren, sodass Ihre Mailbox immer nur eine minimale Menge an E-Mails enthält. Ich kenne Leute, die Hunderte oder sogar Tausende von Nachrichten in ihrem Postfach haben, was zumindest ineffizient ist.

Maximieren Sie die Verwendung von Ordnern Stellen Sie sich vor, was passieren würde, wenn Sie alle Ihre Client-Informationen im selben Dateiordner aufbewahren würden - Sie würden nie die gesuchten Informationen finden. E-Mail-Nachrichten funktionieren auf die gleiche Weise. Um die Dinge organisiert zu halten, ist es wichtig, Ordner einzurichten, um Ihre Nachrichten zu archivieren.Sie können E-Mails entlang von Projekten, Kunden, Geschäftsprozessen, Personen oder anderen Variablen organisieren, die Ihre tägliche Arbeit widerspiegeln. Wenn Sie beispielsweise alle Marketingaufgaben Ihres Unternehmens bearbeiten, können Sie E-Mail-Ordner für jedes Projekt und Unterordner für jeden Werbemodus einrichten. Sie können auch einen Ordner für jede Art von Outsourcing erstellen, die Sie ausführen, z. B. Drucken, Design, Website-Design und so weiter.

Automatisieren Sie Ihre E-Mail mit Filtern Technologie sollte für Sie arbeiten, und E-Mail ist keine Ausnahme. Wenn Sie häufig E-Mails mit vielen Betreffzeilen oder von denselben Personen erhalten, können Sie Ihr E-Mail-Programm so einrichten, dass diese Nachrichten automatisch an einen geeigneten Ordner weitergeleitet oder automatisch auf bestimmte Nachrichten geantwortet werden. Zum Beispiel, wenn deine Freundin Sally dir nur Witze schickt, warum lenkst du nicht alle ihre E-Mails zu einem "Joke" -Ordner um sie später zu überprüfen. Oder wenn Sie häufig E-Mails erhalten, in denen nach einer Wegbeschreibung zu Ihrem Unternehmen gefragt wird, richten Sie eine automatische Antwort ein, die automatisch eine Karte anfügt, eine Verknüpfung zu einem Online-Mapping-System herstellt und grundlegende Zug- und Taxiinformationen liefert.

Sicher sein Kein Hinweis zum E-Mail-Management wäre vollständig, ohne die Wichtigkeit sicherer E-Mail-Nutzung zu betonen. Achten Sie auf Anhänge, eingebettete Grafiken und Links, die zu Phishing-Websites führen, wenn Sie eine E-Mail senden. Wenn Sie eine E-Mail mit dem Hinweis erhalten, dass Ihr PayPal-Konto überprüft werden muss, oder ein Problem mit Ihrer Hypothek vorliegt, klicken Sie nicht einfach auf den bereitgestellten E-Mail-Link. Gehen Sie direkt zur Website von PayPal oder zu Ihrer Finanzinstitution und melden Sie sich dort an. Oder rufe sie direkt an, um herauszufinden, ob es tatsächlich ein Problem gibt.

Sichern Sie Ihre E-Mail Ein wichtiger Teil einer sicheren E-Mail-Erfahrung besteht darin, sicherzustellen, dass bei einem Absturz Ihres Computerprogramms eine E-Mail-Sicherungskopie zur Verfügung steht, an die Sie sich wenden können. Stellen Sie sich vor, Sie verlieren einen Monat lang neue Kundeninformationen, die in Ihrer E-Mail gespeichert sind. Sichern Sie die E-Mail auf Ihrem Computer, und wenn Sie eine eigene E-Mail hosten, sollten Sie auch Ihren E-Mail-Server sichern.

Ramon Ray ist. com "Tech Basics" Kolumnist und Redakteur von Smallbiztechnology. com. Er ist Autor von Technologielösungen für wachsende Unternehmen und ist derzeit Mitglied des Verwaltungsrats und des Technologieausschusses der Handelskammer von Manhattan.